..Ontelbare keren heb ik op mijn iPhone gezocht naar een e-mail van iemand om een telefoonnummer te achterhalen. Laten we eerlijk zijn; je update toch ook niet direct je contactpersonen zodra je met iemand via e-mail contact hebt gehad? Ik in ieder geval – tot voor kort- niet. Tegenwoordig wel dankzij de combinatie van Google Contacts en WriteThat.name.

WriteThat.name scant doorlopend je e-mail opzoek naar e-mail signatures met daarin contactgegevens. Zodra deze zijn gevonden wordt er een match gemaakt met Google Contacts. Een nieuw contactpersoon kan worden toegevoegd, van een bestaand contactpersoon kan de informatie worden voorzien van een update. Klinkt heel eenvoudig en werkt in de praktijk zeer goed. Wat heb ik gedaan om het voor elkaar te krijgen?

Google Contacts Sync

Ik ben afgestapt van iCloud voor mijn contactpersonen en heb de Google Contacts sync aangezet op mijn desktop, iPhone en iPad. Hiervoor heb ik eerste een export gemaakt van mijn contactpersonen en die geupload naar Google Contacts. Mocht je andere programma’s zoals bijvoorbeeld Outlook gebruiken voor contactpersonen dan is zo’n export ook zo gedaan. Google Contacts slikt in principe alle gangbare formats. Nu staan al je contactpersonen online en zijn bereikbaar via bijvoorbeeld Gmail. Je kan ze ook beschikbaar maken door de Google Contacts Sync aan te zetten op je iPhone, iPad of Android apparaten.

WriteThat.name

Nu kan je Google Contacts sync-en met WriteThat.name. Hiervoor hoef je op de website van WriteThat.name alleen maar het e-mail adres op te geven van de betreffende Google Contacts account. Zodra je autorisatie hebt gegeven kan je starten met de configuratie. Vanaf nu krijg je iedere dag krijg je een e-mail van WriteThat.name met daarin welke contactpersonen nieuw zijn gevonden en welke informatie van contactpersonen is voorzien van een update.

Het is zelfs mogelijk terug in de tijd te gaan met Flashback. Met deze betaalde functie doorzoekt WriteThat.name ook e-mails uit het verleden voor contactpersonen zodat je in ??n keer helemaal weer up-to-date bent.

Aanrader: hou controle over contactpersonen

Zelf hou ik liever controle over welke contactpersonen wel of niet in mijn Google Contacts worden gesynct. Daarom heb ik het updaten van contactpersonen NIET op automatisch staan maar gekozen voor ‘Let me confirm contacts manually’. Zo kan je in de e-mail met contactpersonen handmatig aangeven welke informatie je wel of niet wil sync-en met Google Contacts. Het is een extra stap maar zo blijf je wel in controle.

Conclusie

Na een paar weken WriteThat.name gebruikt te hebben ben ik fan. Eindelijk hoef ik niet meer contactpersonen handmatig in te voeren en worden gegevens op basis van e-mail contacten automatisch bijgehouden. Wellicht vinden sommige mensen het een bezwaar dat e-mail wordt gescant op contactinformatie. Persoonlijk heb ik daar geen probleem mee; ik ben al jaren Gmail gebruiker en we weten allemaal dat Google hetzelfde doet. Bovendien is WriteThat.name een service van Salesforce wat een bedrijf is die wel weet hoe ze veilig met contactgegevens moeten omgaan.

Ik kan iedereen WriteThat.name van harte aanraden. Probeer het zelf uit